Anket Sonuçlarını Profesyonel Word ve PDF Raporlarına Aktarın

Yanıtları toplamak işin yalnızca yarısıdır. Anketinizin harekete dönüşüp dönüşmeyeceğine karar veren an, sonuçları başkasına teslim ettiğiniz andır; bir yöneticiye, bir müşteriye, bir tez komitesine veya bir yönetim kuruluna. Ham bir elektronik tablo bu teslimattan nadiren sağ çıkar. Düzgün ve iyi yapılandırılmış bir Word veya PDF raporu ise çıkar; çünkü insanların okuyabileceği, güvenebileceği ve üzerine harekete geçebileceği bir hikâye anlatır.

Şık raporlar neden önemlidir?

Karar vericilerin büyük çoğunluğu hiçbir zaman veri dosyanızı açmaz. Ancak iki sayfalık bir özeti okur ya da biçimlendirilmiş bir PDF'e göz atar. İyi hazırlanmış bir rapor, onların zamanına saygı gösterir ve çeşitli şekillerde güvenlerini kazanır:

• Güvenilirlik. Tutarlı biçimlendirme, açık etiketler ve doğru grafikler, analizin özenle yapıldığına işaret eder.
• Erişilebilirlik. Bir PDF her cihazda, özel yazılım gerektirmeden açılır; bu da onu geniş bir kitleyle paylaşmanın doğal formatı hâline getirir.
• Kalıcılık. Bir rapor, kayıtlar, denetimler ve dönemler arası karşılaştırmalar için gerekli olan belirli bir anın anlık görüntüsünü yakalar.
• Düzenlenebilirlik. Bir Word belgesi yorum eklemenize, sonuçları daha büyük bir belgeyle birleştirmenize veya belirli bir kitleye göre uyarlamanıza olanak tanır.

Güçlü bir rapor neler içerir?

İyi bir rapor, yalnızca her grafiğin dökülmesinden ibaret değildir. Okuyucuyu büyük resimden detaya doğru yönlendirir. En kullanışlı raporlar genellikle ortak bir yapıyı paylaşır.

Başta açık bir özet

Özün temel bilgilerle başlayın: ne sorulduğu, kimin yanıtladığı, kaç kişinin yanıtladığı ve birkaç cümlede öne çıkan bulgular. Pek çok okuyucu yalnızca bu bölümü okuyacaktır, dolayısıyla kendi başına ayakta durmasını sağlayın. Yanıt sayısını ve verinin kapsadığı zaman dilimini belirtin.

Kesin sayılar için tablolar

Grafikler izlenim için harikadır; ancak tablolar kesin rakamlar verir. Her seçenek için yanıt sayısını ve yüzdelerini göstermek, sonuçları segmentlere göre gruplandırmak veya hakemlerin yapılandırılmış bir ızgarada beklediği akademik tarzda sonuçlar sunmak için tablolar kullanın. Birinin belirli bir sayıya atıfta bulunması gerektiğinde baktığı yer tablo olur.

Örüntüler için grafikler

Görseller, örüntüleri bir bakışta belirginleştirir. Soruya uyan grafiği seçin:

• Seçenekleri veya kategorileri karşılaştırmak için çubuk grafikler.
• Bir bütünün parçaları için, tutumlu kullanılan ve yalnızca birkaç kategoriyle sınırlı tutulan pasta veya halka grafikler.
• Dönemler arasında veriniz olduğunda zaman içindeki değişimi göstermek için çizgi grafikler.

Her ekseni etiketleyin, renk şemasını tutarlı tutun ve bir grafiğe çok fazla seri sıkıştırmaktan kaçının.

Bağlam ve yorum

Sayılar kendilerini açıklamaz. Öne çıkan şeyleri belirten kısa notlar ekleyin — beklenmedik düşük bir puan, belirgin bir çoğunluk, gruplar arası bir fark — ve bunun ne anlama gelebileceğini yazın. Küçük örneklem veya kendiliğinden seçilmiş bir kitle gibi sınırlılıklar konusunda da dürüst olun.

Word ve PDF arasında seçim yapmak

İki format farklı anlara hizmet eder ve pek çok ekip her ikisini de kullanır.

• Rapor nihai olduğunda ve her okuyucu için aynı görünmesini istediğinizde PDF tercih edin. Dağıtım, arşivleme ve resmi gönderimler için idealdir.
• Rapor bir taslak olduğunda, daha büyük bir belgeyle birleştirmeniz gerektiğinde ya da meslektaşlarınız kendi bölümlerini ve yorumlarını ekleyecekse Word tercih edin.

Yaygın bir iş akışı, Word'de taslak hazırlayıp düzenlemek ve ardından dağıtım için bitmiş sürümü PDF olarak dışa aktarmaktır.

İnsanların gerçekten okuduğu raporlar için ipuçları

• Yanıtla başlayın. Kilit bulguyu öne koyun, ardından ayrıntıyla destekleyin.
• Sayfa veya bölüm başına tek fikir. Kalabalık sayfalar göz gezdirilerek okunur ve unutulur.
• Mantıklı yuvarlayın. Çoğu kitle üç ondalık basamağa ihtiyaç duymaz; temiz sayılar daha hızlı okunur.
• Tutarlı kalın. Baştan sona aynı yazı tiplerini, renkleri ve grafik stillerini kullanın.
• Temel bilgileri her zaman belirtin. Örneklem büyüklüğü ve tarihler sayfada yer almalı, yalnızca kafanızda değil.

Yanıtlardan rapora tek bir yerde

MSN Forms ile toplanan yanıtlardan biçimlendirilmiş bir rapora her şeyi sıfırdan oluşturmak zorunda kalmadan geçebilirsiniz. Gerçek zamanlı analizler ve grafikler oluşturur; akademik tarzda sonuç tablolarını Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz; böylece verileriniz hazır olduğu anda şık belge de neredeyse hazır olur.

Dünyanın en iyi anketi, hiç kimse onu dikkate almazsa boşa gider. Sonuçları sunma biçiminize biraz yatırım yapın — net bir özetle başlayın, tablolar ve grafiklerle destekleyin, dürüst bir yorum ekleyin — bulgularınız daha geniş bir kitleye ulaşır ve daha fazla ağırlık taşır.